项目资料统一归档与安全管理 目前与项目相关的诸多资料，如市场调研报告、可行性研究报告、项目申请报告、勘察报告、环评报告、设计方案、施工方案等散落在员工个人电脑上、U盘里或者纸质版存档，一旦出现电脑硬盘损坏、U盘丢失、纸质资料损坏、员工离职等情况，就会造成企业重要数字资产流失。 智明文档管理系统提供海量文件存储空间，实现项目资料汇总存储和管理，进行统一归档和备份，对企业的知识和数据不断进行沉淀和积累，方便日后查找资料、分析和利用数据。

智明文档管理系统在安全方面采用传输存储全链路加密，文件上传下载使用HTTPS传输协议，传输过程中对文件本身进行了二次AES CTR 256算法流式分块加密，为用户数据做了多达四份加密保存，且数据分布在不同的存储平台，杜绝因平台原因造成的用户数据丢失。 实时同步项目进度 一个大型的建筑项目通常会经历建设方决策立项，环评方、设计方进行项目规划，施工方施工等环节，涉及多家公司之间的合作，缺乏统一的文件共享平台，在项目文件反复修改的情况下，使用邮件或者QQ传输会非常繁琐，信息同步不及时，版本容易混乱。 使用智明文档管理系统建立共享文件夹，能够为项目各方搭建一个安全的文件共享空间，当项目文件被修改，共享文件的各方通过云端实时同步，能够及时获取最新的文件版本，保持各方对于项目进度的及时同步，防止各方数据不一致的情况发生。同时，文件所有者、上传者、编辑者、查看者等多级权限设置可以根据工作角色对不同人员的文件权限加以限制，防止项目进行中数据泄露等不安全隐患。

除了共享文件夹，外部链接等文件分享方式，替代传统的邮件、QQ传输，实现设计图、施工图等大文件快速上传。和其它企业网盘相比，智明文档管理系统能实现CAD等100+种文件格式在线预览，实现手机端移动办公。 轻松实现远程项目协作 作为项目核心的建设方经常与多方合作，工程项目周期比较长，在各个阶段有不同的部门参与，这个过程存在大量的文件的协作。涉及要签字的流程表签字部门多，且均为纸质签字，流程繁琐，耗费时间长，效率低。跨区域的各方、各部门通过QQ/微信群组进行工作沟通，有诸多噪音干扰且信息留存不便。 在智明文档管理系统上，可以按照项目组或部门架构建立群组与共享文件夹，在共享项目文件的基础上，项目各方可以在项目文件下进行评论，围绕文件进行最高效的沟通，各方意见可以随时追溯。

审阅功能支持就合同、图纸等发送相关人员进行审批，实现无纸化办公，大大提高审批效率。 此外，智明文档管理系统的全功能移动端让出差途中、在施工现场的工作人员也及时发起或响应与同事的协作，包括CAD格式在内的各种常见与专业格式文件都能在手机端直接在线预览，并能通过语音添加或回复评论，不再错过重要工作。 随着房地产行业的竞争越来越激烈，对于缩短项目周期、项目规范化和标准化、控制成本与质量等项目管理要求越来越高。管理好海量的房地产资料文档，解决文件存储分散、文件丢失、信息检索困难、信息共享滞后等难题，对于提升房地产项目管理效率起着关键作用，而数据的沉淀和积累也将在未来帮助企业应对大数据时代的机遇和挑战。