项目管理是对一些与成功地达成一系列目标相关的活动(譬如任务)的整体。这包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。用最简单的话来说,项目管理就是一门在项目生命周期中,把失败的风险保持到尽可能最小学科。一个项目失败的风险主要来源于不确定性在项目各个阶段的存在,而项目文档管理手段的落后是其中非常关键的一个原因。目前,企业在实施项目文档管理的过程中或多或少存在以下问题: 项目文档不全 企业一般都设置有专职的文档人员,但是由于人员的流动导致文档随人走,一个员工的离职往往会造成大量企业文档资料的就丢失。 项目文档版本变更 项目管理过程中,项目文档随着项目的进展相应的也会产生项目文档的版本更新,在没有使用专门的管理工具之前经常会发生使用的文档与当前所使用版本不一至的问题。 项目文件的安全问题 项目文档如何确保完整性与有效性? 机密的项目文档怎么防止项目用户调用查看后带走? 项目文档查询问题 项目文档没有统一存储,项目文档散落于各个项目干系人手上,查找不方便,缺少从文档管理角度全局把控项目的手段。 多人协作问题 项目开展过程中,各个项目人员都能创建、发布项目相关文档,而文档又通过邮件,IM、共享等各种手段在项目人员之间传递,造成文档的准确性、权威性得不到保障。 为解决这些问题,力智软件基于Microsoft.NET平台开发出了力智文档管理系统,以帮助企业完善项目文档管理手段。力智软件项目文档管理软件具有以下主要功能: 项目文档生命全过程管理及项目文件流程化管理; Office系列文档的在线编辑,减少文件先下载修改再上传的繁琐程序; 文档版本管理:版本自动更新、历史版本查询、版本对比,版本回滚; 文档签进、签出,防止多人同时对同一文档进行编辑; 基于RBAC模型的权限控制,对文档的安全性、访问进行管控; 操作日志及审计追踪功能,对文档的创建、修改、阅读、下载等过程进行全程监控; 全面支持远程审批,可随时随地通过网上处理,减少延误; 全文检索,基于中文分词技术的全文检索功能可实现对文档的标题、正文附件的具体内容等进行全文的检索,快速找到目标文档; 文档分类目录管理,可以根据项目管理的启动、计划(开展)、执行(实施) 、控制、收尾(验收)等五大阶段或工作定义、工作计划、计划管理、范围管理、沟通管理、风险管理、文档管理、质量管理、规律管理等项目管理步骤来创建项目的文档管理体系; 文档异动通知,当文档的状态变化时可通过邮件、短信等各种方式通知项目干系人; 文件集中存放、统一备份、统一访问、统一授权; 文档统计报表查询、导出; 全面支持文档的PDF格式导出功能,防止文档被非法篡改。 本方案适用于所有以项目为主要操作主体的企业。